Privacy politics

POLITYKA PRYWATNOŚCI

§1
CEL

1. Niniejsza polityka prywatności określa podstawy prawne, zakres, cel i zasady przetwarzania (gromadzenia, przekazywania i wykorzystywania) informacji („Cookies”) i danych osobowych o osobach, których dane dotyczą („użytkownikach”) oraz zasady otrzymywania informacji handlowej.

2. Świadcząc nasze usługi zbieramy i przetwarzamy informacje dotyczące w głównej mierze osób fizycznych, które chcą rozpocząć własną działalność gospodarczą lub prowadzą już taką działalność także w formie spółki cywilnej lub prawa handlowego. Jednakże w trakcie tego procesu przetwarzamy również dane osobowe, które mogą należeć do takich osób jak: pełnomocnicy, przedstawiciele handlowi, czy osoby wyznaczone do kontaktu, osoby reprezentujące lub występujące w imieniu spółek prawa handlowego lub spółek cywilnych.

3. Niniejsza polityka prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych obecnych, byłych oraz potencjalnych:

• a) osób odwiedzających lub korzystających z usług naszej strony www;
• b) osób kierujących zapytania poprzez naszą stronę www;
• c) klientów biznesowych oraz indywidualnych;
• d) osób reprezentujących naszych klientów lub osób wyznaczonych do kontaktu przez naszego klienta;
• e) dostawców usług;
• f) kandydatów do pracy lub współpracy.

§2
ADMINISTRATOR

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianą ogłoszoną w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), (dalej: RODO), jest ILS JAGODA ŻYŁKOWSKA z siedzibą w Szczecinie, ul. Sienna 9, 70-542 Szczecin („administrator” lub „my”).

2. W określonych przypadkach możemy przetwarzać także dane jako ich odbiorca lub podmiot przetwarzający.

§3
CELE I SPOSOBY PRZETWARZANIA OKREŚLONYCH KATEGORII DANYCH OSOBOWYCH

1. Zbieramy lub otrzymujemy wszystkie lub część następujących kategorii danych osobowych, w poniższych celach:

• a) jeśli kontaktują się Państwo z nami przez naszą stronę internetową, możemy przetwarzać informacje, które umożliwiają nam zapamiętanie Państwa preferencji w użytkowaniu witryny. Do zbierania tego typu danych wykorzystujemy pliki „cookies” (więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w § 6);
• b) gdy za pomocą dostępnego na stronie formularza proszą nas Państwo o przesłanie oferty, w celu przetworzenia Państwa zapytania będziemy potrzebować Państwa danych kontaktowych, czyli imienia i nazwiska, adresu e-mail numeru telefonu, które to będziemy przetwarzać na zasadzie uzasadnionego interesu – zarówno naszego, jak i Państwa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• c) jeśli ponadto wyrazili Państwo także chęć otrzymywania od nas informacji o kompleksowej obsłudze podmiotów gospodarczych w przyszłości, Państwa dane w postaci imienia i nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu będą przetwarzane podczas realizowania tego celu na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę tę mogą wycofać Państwo w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonaliśmy przed jej wycofaniem;
• d) jeśli chcą Państwo zawrzeć z nami umowę za pomocą formularza online dostępnego na naszej stronie, wówczas będziemy potrzebować Państwa imienia i nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu, które będziemy przetwarzać w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• e) jeśli są lub będą Państwo naszymi klientami biznesowymi lub indywidualnymi, to w celu zawarcia lub realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) przetwarzamy dane takie jak: imię i nazwisko, PESEL, rodzaj, serię i nr dokumentu tożsamości, nr telefonu, adres e-mail, nazwę firmy, NIP, Regon. W umowach zamieszczamy dane w minimalnym zakresie, najczęściej są to dane dostępne publicznie pochodzące z rejestrów KRS oraz CEiDG;
• f) jeśli są Państwo przedstawicielami lub osobami wyznaczonymi do kontaktu przez naszego klienta, będziemy korzystać z Państwa danych wyłącznie w zakresie udostępnionym nam przez klientów, czyli imię i nazwisko, funkcja/stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy nr telefonu na podstawie uzasadnionego interesu – zarówno naszego, jak i naszych klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• g) jeśli dostarczają nam Państwo usługi, na podstawie zawartej umowy przetwarzamy dane takie jak: imię i nazwisko, nr telefonu, adres e-mail, nazwę firmy, NIP, Regon, funkcja/stanowisko. W umowach zamieszczamy dane w minimalnym zakresie, najczęściej są to dane dostępne publicznie pochodzące z rejestrów KRS oraz CEiDG. Dane przechowywane będą przez okres min. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku w związku z zawartą umową lub realizowaną usługą. Powyższe dane będą przetwarzane na podstawie zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• h) jeśli są Państwo zainteresowani naszymi ofertami pracy lub współpracy, będziemy przetwarzać Państwa dane na podstawie i w zakresie określonym w art. 221 § 1 Kodeksu pracy w celu wyłonienia odpowiedniej osoby na dane stanowisko i przeprowadzenia czynności związanych z zawarciem umowy lub zatrudnieniem. Państwa dane przechowywane będą do chwili zakończenia procesu rekrutacyjnego. W przypadku woli nawiązania współpracy w oparciu o umowę cywilnoprawną podanie przez Państwa danych jest dobrowolne i będą one wówczas przetwarzane na podstawie art. 734-751 Kodeksu cywilnego. Podane przez Państwa dane będą przetwarzane w celu nawiązania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

§ 4
PRAWA UŻYTKOWNIKÓW

1. W dowolnym momencie mają Państwo prawo do:

• a. dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii – na Państwa żądanie udzielimy informacji, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jesteśmy również zobowiązani, na oddzielne żądanie, udzielić bardziej szczegółowych informacji w zakresie: celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, odbiorców danych lub ich kategorii, okresu przechowywania danych osobowych lub kryteriów jego ustalania, źródła pozyskania danych, o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych i konsekwencjach takiego przetwarzania danych dla Państwa. W przypadku przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego poinformujemy Państwa również o stosowanych na potrzeby transferu zabezpieczeniach na Państwa żądanie. Na Państwa żądanie sporządzimy również kopię danych osobowych. Zostanie ona Państwu udostępniona w popularnym formacie pliku informatycznego. Pierwsza kopia zostanie udostępniona bezpłatnie. Jednak za każdą kolejną możemy naliczyć opłatę w wysokości, którą określimy w oparciu o postanowienia RODO;
• b. sprostowania danych, ich aktualizacji i zmiany – jeśli okaże się, że Państwa dane osobowe są niepoprawne usuniemy nieprawidłowości. Zrobimy to z własnej inicjatywy – bądź, jeśli zwrócą nam Państwo na to uwagę – na Państwa żądanie;
• c. prawo do usunięcia danych – jeśli nie życzą sobie Państwo przetwarzania danych osobowych i stwierdzimy brak innych podstaw prawnych, które umożliwiają nam przetwarzanie Państwa danych – usuniemy je z naszych baz danych. Należy jednak pamiętać, że usunięcie niektórych danych może uniemożliwić nam świadczenie usług dla Państwa – dotyczy to tych usług w związku z którymi konieczne jest przetwarzanie danych osobowych, które zostały udostępnione. Przykładowo, nie będziemy mogli odpowiedzieć na Państwa pytania i przedstawić Państwu naszą ofertę, jeżeli zażądają Państwo usunięcia adresu e-mail. Mimo takowego żądania, w określonych będziemy jednak mogli przetwarzać niektóre dane osobowe na zasadach określonych w RODO;
• d. ograniczenia ich przetwarzania – w przypadkach przewidzianych przez RODO, na Państwa żądanie ograniczymy przetwarzanie Państwa danych osobowych. Najprościej rzecz ujmując, ograniczenie przetwarzania danych osobowych uniemożliwia ich wykorzystywanie poza przechowywaniem. W takim przypadku jakiekolwiek inne działania na danych podlegających ograniczeniu przetwarzania, będą mogły być wykonywane jedynie za Państwa zgodą;
• e. przenoszenia części danych do innych organizacji – na zasadach przewidzianych w RODO mogą Państwo zażądać przekazania danych osobowych zapisanych w standardowym formacie pliku nadającym się do odczytu maszynowego. Jeśli Państwa celem jest przekazanie ich innemu administratorowi, prześlemy plik zawierający Państwa dane osobowe bezpośrednio do niego;
• f. niepodlegania profilowaniu i zautomatyzowanym decyzjom – wobec Państwa nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (bez udziału człowieka), a Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu;
• g. sprzeciwu względem pewnych rodzajów przetwarzania danych osobowych – w niektórych przypadkach, nawet jeśli przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, bez Państwa zgody, mogą Państwo żądać od nas zaprzestania przetwarzania danych osobowych wnosząc sprzeciw. Będzie on uzasadniony, jeżeli wykażą Państwo, że nasze zgodne z prawem działania mimo wszystko naruszają Państwa interesy, prawa lub wolności;
• h. jak również w wypadku, gdy poprosiliśmy Państwa o zgodę – na wycofanie tej zgody w każdym czasie – raz udzielona zgoda na przetwarzanie informacji nie jest udzielana na zawsze. Jeżeli z jakichkolwiek względów się Państwo rozmyślą, mogą Państwo wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. W takiej sytuacji, jeżeli nie będziemy mieli odrębnej podstawy przetwarzania, zaprzestaniemy wykorzystywania danych osobowych w tym celu, w jakim została wyrażona zgoda. Należy jednak pamiętać, że wycofanie zgody może czasem uniemożliwić dostarczenie Państwu interesujących treści lub informacji. Zgodę można wycofać w każdym momencie, przykładowo poprzez link znajdujący się w otrzymanym mailu.

2. Wymienione powyżej prawa mogą być ograniczone w niektórych sytuacjach, np. kiedy możemy wykazać, że jesteśmy zobowiązani prawnie do przetwarzania Państwa danych.

3. Jeśli pragną Państwo skorzystać z należnych praw, wszystko co należy zrobić to przesłać odpowiednią prośbę na nasze ogólne dane kontaktowe.

4. Mogą Państwo również skontaktować się z nami w przypadku jakichkolwiek pytań, uwag lub skarg w odniesieniu do niniejszej polityki prywatności. Jednakże, jeśli nadal mają Państwo jakiekolwiek wątpliwości lub uważają Państwo, że przez nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych Państwa prawa zostały naruszone, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§ 5
ZABEZPIECZENIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zobowiązujemy się właściwie chronić Państwa dane osobowe zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi politykami, zarządzeniami, procedurami i standardami tak, aby dane osobowe były chronione przed nieautoryzowanym użyciem lub dostępem, bezprawnymi modyfikacjami, utratą lub zniszczeniem.

2. Państwa dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne dla celu, dla którego zostały zebrane, włączając w to konieczność zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi oraz dla rozpatrywania sporów, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. W ramach zapewniania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych zobowiązujemy się do uwzględnienia:

• a. poufności – będziemy chronić Państwa dane przed przypadkowym ujawnieniem osobom trzecim;
• b. integralności – będziemy chronić Państwa dane przed nieuprawnioną modyfikacją;
• c. dostępności – będziemy zapewniać dostęp wyłącznie upoważnionych osób do Państwa danych, tylko jeżeli wystąpi taka konieczna potrzeba.

4. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez osoby trzecie jedynie w przypadku, gdy taki podmiot zobowiąże się do zapewnienia właściwych technicznych i organizacyjnych środków gwarantujących zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jak również do zachowania poufności tych danych.

5. Każdy nasz pracownik lub współpracownik posiadający dostęp do danych osobowych dysponuje odpowiednim upoważnieniem i jest zobowiązany do zachowania poufności.

6. Dane osobowe, które podają Państwo na naszych stronach są szyfrowane i chronione za pomocą certyfikatu SSL. Zabezpiecza on transmisję danych w obrębie domeny i potwierdza jej autentyczność.

§ 6
WYKORZYSTYWANIE PLIKÓW „COOKIES”

1. Serwis korzysta z plików „Cookies”.

2. Pliki „Cookies”, są to informacje zapisywane na komputerze użytkownika przez serwer. Są one istotne, ponieważ pozwalają serwerowi na każdorazowe odczytanie informacji w przypadku połączenia z konkretnym komputerem.

3. Informacje o użytkowniku zbierane przy użyciu plików „Cookies” nie stanowią danych osobowych, jednakże mogą być wykorzystywane w celu udostępnienia określonych funkcji dla użytkownika a także celach, o których mowa w § 3. Takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

4. Oprogramowanie wykorzystywane do przeglądania stron www domyślnie dopuszcza umieszczanie plików “Cookies” na urządzeniu końcowym. Użytkownik może dokonać właściwej konfiguracji przeglądarki, aby zablokować automatyczne akceptowanie plików “Cookies” lub uzyskać każdorazową informację o przesłaniu pliku na urządzenie użytkownika. Więcej informacji o obsłudze plików “Cookies” oraz możliwych konfiguracjach można uzyskać w ustawieniach przeglądarki. Poziom ograniczeń dotyczący stosowania plików „Cookies” może wpłynąć na dostępność i funkcjonalności oferowane przez serwis, włącznie z możliwością zablokowania jego pełnego działania.

5. Serwis wykorzystuje „Cookies” własne w celu poprawnej konfiguracji , a w szczególności do: a) dostosowania zawartości stron internetowych serwisu do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych serwisu; b) rozpoznania urządzenia użytkownika serwisu oraz jego lokalizację i odpowiednio wyświetlenia strony internetowej, dostosowanej do jego indywidualnych potrzeb; c) zapamiętania ustawień wybranych przez użytkownika i personalizacji interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik; d) zapamiętania historii odwiedzonych stron w serwisie w celu rekomendacji treści, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.

6. Serwis wykorzystuje „Cookies” własne w celu uwierzytelniania użytkownika w serwisie i zapewnienia sesji użytkownika w serwisie, a w szczególności do:

• a. utrzymania sesji użytkownika serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
• b. poprawnej konfiguracji wybranych funkcji serwisu, umożliwiając w szczególności weryfikację;
• c. autentyczności sesji przeglądarki;
• d. optymalizacji i zwiększenia wydajności usług świadczonych przez serwis.

7. Serwis wykorzystuje „Cookies” własne w celu realizacji procesów niezbędnych dla pełnej funkcjonalności stron internetowych, a w szczególności do:

• a. dostosowania zawartości stron internetowych serwisu do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych serwisu. W szczególności pliki te pozwalają rozpoznać podstawowe parametry urządzenia użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
• b. poprawnej obsługi programu partnerskiego, umożliwiając w szczególności weryfikację źródeł przekierowań użytkowników na strony internetowe serwisu.

8. Serwis wykorzystuje „Cookies” własne w celu zapamiętania lokalizacji użytkownika, a w szczególności do poprawnej konfiguracji wybranych funkcji serwisu, umożliwiając dostosowanie dostarczanych informacji do użytkownika z uwzględnieniem jego lokalizacji.

9. Serwis wykorzystuje „Cookies” własne w celu analiz i badań oraz audytu oglądalności, a w szczególności do tworzenia anonimowych statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy serwisu korzystają ze stron internetowych serwisu, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości.

10. Serwis wykorzystuje „Cookies” własne w celu świadczenia usług reklamowych, a w szczególności do dostosowania prezentowanych za pośrednictwem serwisu reklam usług i produktów firm trzecich.

§ 7
ODBIORCY DANYCH

1. W uzasadnionych przypadkach Państwa dane mogą być udostępnione innym podmiotom zewnętrznym, które wspierają nas w prowadzeniu naszej działalności. Mogą to być podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, umożliwiające nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych, banki, organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

§ 8
PRZECHOWYWANIE DANYCH

1. Państwa dane będą przechowywane przez czas niezbędny dla realizacji celów, dla których zostały one zebrane. Wszędzie tam, gdzie tylko jest to możliwe staramy się podać skonkretyzowany okres przechowywania danych.

2. W każdym przypadku okres przechowywania może jednak ulec zmianie:

• a. Państwa dane osobowe mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń;
• b. Państwa dane osobowe mogą być przechowywane krócej, np. w przypadku zrealizowana żądania usunięcia danych.

3. Okres przechowywania danych osobowych jest ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Mają Państwo prawo do uzyskania od nas informacji jaki jest planowany i prawdopodobny czas przechowywania danych osobowych.

4. Poniżej wskazujemy przyjęte dla wskazanych procesów podstawowe okresy retencji:

• a. zapytanie o ofertę – przez okres niezbędny do obsługi Państwa zapytania o ofertę, jednak nie dłużej niż przez 18 miesięcy licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pozyskano dane. Jeśli jednak stracą Państwo zainteresowanie ofertą, mogą wyrazić Państwo sprzeciw wobec przetwarzania podanych przez Państwa do tego celu danych, komunikując to nam za pośrednictwem naszych ogólnych danych kontaktowych lub w odpowiedzi na przesłaną Państwu informację o ofercie;
• b. wyrażenie chęci otrzymywania od nas informacji o kompleksowej obsłudze podmiotów gospodarczych w przyszłości – dane przechowywane będą do momentu wycofania przez Państwa zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem;
• c. w celu zawarcia lub realizacji umów – dane przechowywane będą przez okres min. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku w związku z zawartą umową lub realizowaną usługą;
• d. pozostałe cele oparte na uzasadnionym interesie – przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat, chyba, że zaistnieje konieczność przechowywania danych dłużej, w sytuacji gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub będzie to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.

5. Przetwarzamy Państwa dane w minimalnym zakresie, który jest niezbędny do realizacji jednego lub większej liczby celów.

6. Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO) będziemy korzystać:

• a. przez czas wykonywania obowiązków prawnych nakładanych na nas przez właściwe przepisy, w tym m.in. przepisy prawa podatkowego czy prawa ubezpieczeń społecznych;
• b. przez czas, w którym określone przepisy prawa nakazują nam przechowywać dane (poszczególne, właściwe przepisy mogą przewidywać różny okres przechowywania).

7. Ponadto, w naszym prawnie uzasadnionym interesie będziemy przetwarzać Państwa dane w przypadkach (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• a. prowadzenia korespondencji;
• b. ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje m.in. sprzedaż naszych wierzytelności innemu podmiotowi – do momentu przedawnienia się określonego roszczenia;
• c. promocji firmy oraz naszych usług – do czasu wyrażenia sprzeciwu;
• d. tworzenia zestawień, analiz i statystyk – przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnią się roszczenia;
• e. nawiązania współpracy biznesowej lub partnerskiej – Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane na tej podstawie, jeżeli w określonych przypadkach Państwa interesy okażą się ważniejsze.

§ 9
PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

Jeśli w ramach przetwarzania Państwa dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich (poza EOG), np. w Stanach Zjednoczonych, takie przekazywanie danych może odbywać się wyłącznie na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską, tj. dla organizacji uczestniczących w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield), lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Państwa wyraźnej zgody, o którą zostaną Państwo przez nas bezpośrednio poproszeni w stosownych przypadkach.

§ 10
ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI

1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce, które mogą wynikać z potrzeb dostosowywania do zmian w przepisach prawa, czy obowiązujących standardów prywatności lub też związanych z poszerzeniem naszej oferty.

2. O wszelkich zmianach dotyczących przetwarzania danych będziemy Państwa informować stosownym komunikatem na swoich stronach internetowych lub drogą elektroniczną.